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《会议管理制度六》


1.目 的:为提高会议的质量和效率,规范与会议有关事项的管理,特制定本制度。

2.范 围:公司例会、专题会议、临时会议。

3.职 责:

3.1会议召集人

3.1.1确定会议主题和目的

3.1.2确定会议主持人、参加人员;

3.2会议主持人

3.2.1确定会议通知人、记录人;

3.2.2确定会议议程,同时向总经办申请使用会议室,由总经办给予安排。

3.2.3准时召开会议,控制会议节奏与时间,把握会议重点不偏离主题;

3.2.4确保会议不受干扰,主动处理解决干扰会议行为,例如:窃窃私语﹑故意刁难﹑恶意攻击、逃避责任﹑急于了事和专横自大等;

3.2.5平衡发言,发挥群体力量,确保与会人员充分发表意见;

3.2.6善用群体专长,增加每位与会人员对会议结论的支持;

3.2.7会议召开时间及议程变更的事前协调;

3.2.8会议纪律的监督、违规行为的处理

3.2.9确保会议结束时所有提出之未完成事项,责任明晰、完成期限明确具体

3.2.10会议记录的签核;

3.2.11会议决议或对策实施效果跟踪验证。

3.3会议通知人

3.3.1发出会议通知(注:公司固定召开的例会,除临时变更外,不另行通知);

3.3.2会议通知一般采用书面形式,须确保通知到相关责任人。会议通知人用《会议通知单》通知,被通知人或其授权代理人应在通知单上签名确认,临时会议通知也可采用电话形式;

3.3.3会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员

3.3.4异常状况发生后5分钟内知会会议主持人;

3.3.5会议因故取消或延迟,须提前30分钟通知相关人员。

3.4会议记录人

3.4.1提前十分钟做好会场准备,会议结束后及时整理会场;

3.4.2组织签到(列席人员不需签到),发放并收回《会议签到表》,在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况;

3.4.3现场记录会议内容;

3.4.4会议结束后1个工作日内整理完成会议记录、决议,报主持人审核签字并发至各相关部门/人;

3.4.5会议结束时公布违规情况,并做好违规处罚记录;

3.4.6检查、协调和跟进会议执行状况并向主持人汇报执行状况。

3.5参会人员

3.5.1事前准备相关会议资料和发言准备;

3.5.2准时参加会议,临时突发事件导致不能准时参加或缺席,提前30分钟通知会议主持人并经主持人同意后,委任职务代理人参加;

3.5.3紧急会议在会后2个工作日内向下属及时传达会议精神,非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神;

3.5.4按会议决议规定,进行工作安排、付诸行动、落实会议决议。

4.会议纪律:

4.1与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料,并提前做好发言准备;

4.2与会人员应提前5分钟到达会场完成签到,做好会议准备;

4.3会议期间将手机关机或调为振动;

4.4会议期间禁止吸烟;

4.5会议期间禁止接听电话,如遇客户、总经理等紧急来电必须接听时,应先知会主持人同意后离场接听;

4.6与会人员遇突发事件急需离场处理时,应知会主持人同意;

4.7会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜;

4.8需要提问时,首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言;

5.管理办法:

5.1会议迟到者,按参会人数进行处罚,以每分钟每人一块,以100元为最高限额。超过20分钟按旷会处理,旷会一次处罚100元;

5.2未经会议主持人同意私自早退会议的,处罚50元/次;

5.3未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的,每逾期1个工作日处罚20元/项;

5.4会议记录人未在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的,处罚10元/次;

5.5会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的,处罚10元/次;

5.6参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的,处罚20元/次;

5.7未经主持人同意擅自发言的,处罚10元/次;

5.8会议主持人不得擅自调整例会时间,否则处罚主持人50元/次,更不得擅自取消例会,否则处罚主持人100元/次,客观特殊情况不能召开例会的,须经总经理同意方可调整或取消;

5.9在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者,视情节轻重处以100—500元罚款/次;

5.10违反其它会议规定(纪律)或未履行相关职责的,处罚10元/次;

5.11所有罚款全部统一纳入公司福利基金,用于员工福利支出。

6、附则:

6.1本制度由总经办负责制订、修改、解释;

6.2本制度自颁布之日起生效实施。

7、相关表单:

7.1会议通知单

7.2会议签到表

7.3会议记录表

7.4会议决议

 附表一:例行会议一览表 

会议名称

参加部门

会议时间

会议召集部门

备注



























































































 


附表二会议记录表

 

会议名称


主持人


时  间


地  点


记录人


抄  送


出 席


列 席


缺席人员


参加人数


会 议 记 录

发言人

                            发 言 内 容



























 


附表三   会议报到人员签名名单     

会议主题:  ___________________________________________________________________                     

会议时间: ____________________________________________________________________       


会议地点: ____________________________________________________________________         


召开会议部门:________________________________________________________________            


会议召集人:__________________________________________________________________

会议主持人:__________________________________________________________________


参加会议者签名:______________________________________________________________     

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