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《会议管理制度一》


一、制订目的:

为节约公司资源,提高各部门会议效率,保障会议室的正常使用状态,综合管理部现面向公司内部实施会议室使用管理制度,具体事项如下。

二、适用范围:

本制度适用于公司会议室的管理与使用。

三、权    责:

1.综合管理部:全面负责会议室日常管理。

1会议室使用接收、审核及相关协调工作;

2会议室物资准备;

3会后会议室整理。

2.各部门:负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。

1会议室的及时申请;

2会议中会议室内所有器材设备的保管与维护;

三、具体流程:


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1.申请:各部门使用会议室,请指定专人,在前台处登记会议室使用申请表(附件1)。

2.申请时间:因会议等级不同,需准备会议物资,请按照以下标准执行:

物资准备

申请时限

无需物资准备

30分钟前申请

需提供纯净水摆放

1小时前申请

需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务

1个工作日前申请

需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资

3个工作日前申请

 3.会议时限:每30分钟为1节,请各部门按需申请,提高会议效率。

三、注意事项:

1、会议室如需使用电脑请各部门自行准备,并请认真做好保密工作,严禁传播、泄露公司商业秘密;

2、会议室使用人员须爱护设备和物品,人为损坏要按价赔偿。;

3、会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则,如遇到会议室占用,综合管理部将负责协调工作;

4. 话筒、投影仪等设备有专门人员调试,未经允许,不得随意变动。如出

现故障,影响会议进行,可通知综合管理部。


 

四、相关表单

1  . 附件一(会议室使用登记表)

此制度自通知发布之日起开始执行,未尽事宜由综合管理部负责解释。

 

附件一  [会议室使用申请表]

 

会议室使用申请表

 

申请部门


申请时间

年   月   日

经办人


参会人数


会议时间

年     月     日         星期

开始时间


结束时间


物资需求

话  筒


投影仪


电  脑


纯净水


水  果


鲜  花


X展架


席  卡


横  幅


其它:

综合管理部审核


备注












 


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