知识库 | 会议制度 | 《会议管理制度二》

《会议管理制度二》

目录

第一章 总则

第二章 会议室的管理和使用

1会议室基本情况

2会议室使用须知

3培训教室使用须知

4电教室使用须知

第三章 会议室的申请

1会议室例会管理

2、会议室征用范围

3、会议室的申请使用

4、会议室的设备使用规定

5、会务服务

第四章 会议室的管理条款和流程

 第一章    总则

 为加强会议室管理,提高会议室使用效率,规范会议室服务,合理安排各类会议,特制定本管理规定。


第二章    会议室的管理和使用

   各会议室由总裁办公室——综合事务部统筹协调安排使用,并负责室内卫生清洁、植物更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

一、    会议室基本情况

会议室名称

数量(间)

容纳人数(人)

一般会议室

34

6-18

培训教室

18

20-40

电教室

1

16

放映厅

1

90

 二、    会议室使用须知

1、     会议室内的与会人员应自觉遵守相关管理规定,未经允许,不能随意移动室内设施,随意开关和调试电子设备设施;

2、     与会人员进入会议室后,应自觉维护环境卫生,严禁将任何食品、饮料等带入会议室,禁止随意乱丢纸屑、垃圾,严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写;

3、     会议召开期间,会务人员应根据现场情况随时调整相关设备,保证会议的正常进行;

4、     会议结束后,使用部门应及时清理会场,带走会议材料,并及时通知会务人员检查会场,关好门窗、空调、灯光等设备,未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的,则由使用部门承担相应赔偿责任并上报行政差错;

5、     各部门使用放映厅时,应自行负责各项会务服务,使用完毕后自行完成放映厅的基本清洁,通知会务人员及时检查设备,关闭音响、视频设备,关闭全部设施设备电源,由会务人员安排对现场做深度清洁;

6、     各部门申请使用放映厅时由会务人员按照“先申请先使用”原则进行安排,出现使用冲突时,部门间应本着重要、紧急优先使用的原则协调使用;

7、     如果有长达2小时以上的终端会议召开,为确保各区域会议连接畅通,请在每2小时休息时间断开5-10分钟后重新连接;

8、     所有会议结束后必须立刻通知会务人员,由会务人员对会议室进行整理整洁,确保下一次会议正常使用;

9、     禁止任何部门私自占用会议室,经发现后将全公司严厉通报,所有需求部门使用会议室前必须征得会议室管理部门的同意后方可使用;

三、    培训教室使用须知

1、     培训教室由培训中心主要使用和管理,由综合事务部进行监管,主要用于晋升、指导等各类培训使用;

2、     培训教室使用不受会务人员服务,均由各使用部门自行提前准备使用,使用时应自觉爱护室内各类设施的完好无损维护环境卫生,严禁将任何食品、饮料等带入会议室,禁止随意乱丢纸屑、垃圾,严禁在桌、椅、墙上刻、画、涂、写、张贴;如重大活动及培训要求使用所需的张贴必须使用易张贴、易处理黏胶,禁止使用透明胶、双面胶等难清理黏胶,否则经发现后由综合事务部通报该使用部门;

3、     培训教室内禁止随意挪动桌椅,各使用部门必须在培训中心的要求下进行桌椅调整,使用后必须恢复到标准配置;

4、     各部门使用时如临时出现植物、茶水翻到等现象需及时通知会务人员,安排做应急处理,否则造成后果严重化由培训中心或综合事务部对使用部门通报批评,并取消培训室使用权一次;

5、     培训教室使用后由使用部门做基本清理、清洁,将所有培训相关的资料、物品、垃圾、临时张贴清理完毕,禁止室内地面出现饮料翻到、瓜壳纸屑、口香糖等难清理垃圾出现,如发现此类现象,将由培训中心或综合事务部对该使用部门进行通报,并取消培训室使用权一次;

四、    电教室使用须知

1、     电教室由培训中心管理和协调;

2、     各部门使用电教室时,需提前一天到培训中心预订,并做好相关登记手续,培训中心将按照“先预订先使用”原则进行安排,如有冲突,培训中心本着重要、紧急优先使用的原则协调;如有特殊情况需临时使用的部门,可致电培训中心备案后再使用;

3、     各部门使用时需正确开关电脑,使用键盘、鼠标和耳机时勿强力拉扯;爱护室内相关设备,不得随意移动设备,确保设备完好无损;

4、     各设备出现问题必须及时向管理人员反映,使用人员不得自行处理设备故障;

5、     禁止访问反动、色情、暴力等国家明令禁止访问的网站;不得移动或删除电脑上的 “金山打字”,不得给电脑设置密码,不得安装工作以外的程序,因工作需要临时安装的程序使用完后立即删除,保持桌面清洁,违者将OA通报批评责任人及直属领导;

6、     严禁将任何食品、饮料等带入电教室内食用,禁止随意乱丢垃圾纸屑,禁止吸烟、吐痰,注意保持电教室的清洁卫生,避免污染环境和电脑;

7、     学员离开电教室前,请随手带走自已的物品,将鼠标键盘摆放整齐后关闭计算机、电灯、空调、投影仪等设备,完全关闭后将钥匙归还至培训中心;

8、     使用部门在培训结束后,申请责任人应与管理人员对电教室进行交接、清点,确保电教室内设备正常、完好,如发现室内造成污染、桌椅不整齐、设备、物品损坏(鉴定人为损坏)等情况,造成的维修或更新费用将由该使用部门承担,管理部门上报行政差错并将停止该部门申请电教室使用权一次,同时进行OA通报批评;

 

第三章    会议室的申请

 

会议室的申请和使用,由总裁办公室-综合事务部统一负责审核、调配。

一、会议室例会管理

所有总裁直管人员定期且周期性召开的例会可申请设置例会管理,(每周只可申请1次/会议室),其他各部门如需召开会议需提前申请。 

二、会议室征用范围

1、     总裁及总裁管理人员参与的临时重要会议。

2、     总监及总监级以上的重大的客户接待和洽谈。

3、     重大的招标和涉外活动。

4、     其他各部门不得随意安排会务人员征用会议室,如需使用均按照正常流程申请会议室使用权。

三、会议室的申请使用

1、所有会议室的申请均由会务人员根据申请要求做出安排,由会务人员提供相应的会议室并通知到申请人;

2、会议室采取“先申请先使用”的原则。部门召开的会议如与公司临时性重要会议发送冲突,须保证公司级会议优先使用,各部门使用会议室均本着重要、紧急优先使用的原则接受会务人员的安排;

3、各部门已申请通过并安排会议室后,原则上不允许随意改变,如遇突发情况必须取消或调换会议室,须第一时间告知会务人员撤销或更改会议室的申请需求;

4、所有会议室、会议室设备的使用均以系统为主,各部门按照系统要求提出确切的使用需要表,如有特殊要求至少需提前1-2天告知会务人员做出安排;

5、各部门申请使用会议室时必须在系统内注明实际与会人员的名额和级别,并注明会议召开类型(部门例会、对外接待或洽谈等);

6、与会人员≧50人方可申请使用放映厅; 

四、  会议室设备使用规定

1、会议室设备包括:电脑、电话终端、投影机、音响设备、话筒、数据线、网线、翻页笔,插线板、对讲机、白板笔、白板擦,电池等;

2、所有会议室设备使用只能用于公司范围内会议、培训、活动等对公使用,禁止公物私用,禁止外借予部门或个人出差使用;

3、设备使用时必须按照规定正确使用,每个人有义务和责任爱护各设备并举报故意损坏设备行为的发生;

4、在使用过程中如遇设备故障可参照《会议室使用说明》进行操作,如不能解决则联系会务人员或IT人员协助解决;

5、各设备使用完后需立即通知会务人员进行设备交接、盘点,确保所有设备完好无损,如发现有设备人为损坏或丢失,由管理部门上报行政差错,并进行全公司通报批评;

五、会务服务

1、会务服务由总裁办公室-综合事务部负责,主要包括:茶水、瓶装水、音响、投影、电脑、终端、台签、果盘、纸巾、鲜花、绿化等。会务人员根据会议不同性质、系统申请上提出的不同需求,来提供各类会务服务。

2、会务服务项目提供按照以下标准执行:

类型

会议内容

配备标准

一类

1、总裁及副总裁,外来重大接待客户和贵宾

2、公司大型活动

主席台鲜花、果盘、纸巾、茶水、瓶装水、欢迎牌、指标牌、横幅、台签、白板笔、投影、音响

二类

总监及总监级以上人员参加的接待类重要会议

瓶装水、台签、投影仪、电脑、终端、音响、麦克风

三类

各部门召开的公司内部会议

投影仪、电脑、终端、音响、麦克风

注:以上物品配备可根据会议实际情况进行适当调整。

3、会务人员可根据总监及总监级以上人员参与召开会议的申请要求提供相应的服务。各部门须根据会议室实际召开实际进行预订,不可提前预订,会议室使用前由会务人员根据预订时间提前15分钟现场准备,下一个使用部门直接使用。

4、会务人员监督会议室标准配置是否齐全,每天20:00对所有设备进行盘点,对归还的设备进行检查,如有丢失、损坏由会务人员记录并上报,追究使用部门责任。

第四章    会议室的管理条款和流程

一、    对于未安装要求使用会议室的部门,总裁办公室-综合事务部有权定期进行通报。

二、 本规定由总经理办公室-综合事务部负责解释。

三、 本规定自下发之日起施行。

四、会议室管理流程。

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