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《会议管理制度三》


一、目的                                                            

为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。

二、适用范围

本办法适用于全公司或部门组织的例会及非例行性会议。

三、会议种类

1.公司级会议—每周中层干部会议、临时性会议。

2.部门级会议—部门例会、部门临时性会议。

四、职责与分工

1.公司级会议—人事行政部为归口管理部门,负责会议的管理控制与会议的组织统筹安排管理。

2.部门级会议—本着“谁主持谁负责”的原则,主管会议的部门为管理部门,负责会议的统筹安排。

五、会议召开及安排要求

1.例会—要求按照例行会议的时间、地点、参会人员和内容组织召开;如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时人事行政部应提前半天通知所有参会人员。

2.临时会议—根据需要而召开,涉及有关部门的,部门负责人应给予积极配合,保证会议所需材料、设备器材、场地及时安排到位。

3.对于参加人员相同、内容相近、时间接近的会议,人事行政部可与召集人员协商合并召开。

4.不定期会议必须以局部服从整体的原则服从统一安排。

5.会议安排有冲突时,由人事行政部根据会议的轻重缓急与会议组织人协商安排:一般例会优先、高层别领导组织会议优先、与客户相关会议优先,如协商未果由总经理决定

六、会议召开原则

1.所有会议应本着“精简、高效、务实、节约”的原则召开。

2.所有会议应本着“小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例会”的原则召开,因处置突发事件而组织的紧急会议不受此限。

七、会议内容、时间、参加人员

1.中层干部会:A.会议内容:本周各部门已处理事项、下周各部门应处理事项及上周会议布置事项完成情况、生产及销售上需要协调事项等。 B.会议时间:每周五下午两点。C.参加人员:所有中高层。

3.部门例会:A.会议内容:下周本部门需处理事项、生产现场管理情况等。B.会议时间:每周五下午四点整。C.参加人员:各接口负责人。

4.临时会议:A.会议内容:自定。B.会议时间:自定。C.参加人员:自定。

八、会议管理

1.“会而有议、议而有决、决而有行、行而有果”为会议的基本原则。会议应明确目的、内容、时间、地点、与会人员、会议形式等。

2.公司级会议由人事行政部做好会前、会中、会后的会场环境卫生、与会签到等工作;部门级会议由部门内自行安排。

3.与会人应积极按会议内容要求准备好发言资料,在会上按议程及主持人要求进行有效发言。发言时言简意赅,不离主题,提出问题的同时应提出合理化建议。别人发言时不应打断发言、认真聆听和记录。

4.在问题剖析会议中,各部门参与人员应本着解决问题的态度,首先剖析自身问题和原因,再提到其他部门的配合问题,不应相互扯皮推诿推卸责任,或不加分析无理由对他人观点加以否定;不起哄不抬杠,杜绝粗言秽语、人身攻击引发不必要的争吵。

5.会议在充分发扬集思广益、畅所欲言精神的同时,也需遵循民主集中的原则,在充分建议的前提下,一旦形成会议决议,应保留不同意见,对会议决议坚决执行。

6.会议主持人应控制好会议进程和时间,使会议紧扣主题,简明扼要,尽量避免偏离主题,延误会议时间。会议无特殊情况应按时结束,一般不得超过2小时,如必须延时需征得与会人员及人事行政部门同意。

7.会议应有专人负责记录和整理跟踪:公司级会议由人事行政部负责记录,部门级会议由各部门派专人负责记录(需做好传递工作)。会议纪要原则上在会议召开后的第二天中午前由与会最高领导签发。

8.会议组织部门对会议内容、议题要做好充分准备,立足开高效会、开短会、开实会,力避形式主义、议而不决,造成人力、物力和时间的浪费。

9.会议形成决议或决定事项需要所属各部门组织员工学习、贯彻、执行或全公司员工知晓的,应由记录人最迟在次日中午前编好会议纪要,由参会最高领导签发,并及时下发至各部门。

10.会议材料的归档:各级会议的文件资料、会议纪要、录像等均应及时整理、按时归档。

九、会议纪律

1.与会人员需填写签到表,不得迟到或拒不参加例会。

2.严格会议请假制度,应参加会议人员因特殊原因不能到会,经主持会议领导批准后,可由相关人员代为参加,严禁无故旷会、代会。

3.与会人员进入会场后,应按顺序由前往后依次就座(指定座次除外),遵守会场纪律,不得喧哗,坐姿端正;发言时文明用语,尊重他人。会场内严禁吸烟。

4.会议期间不得中途离席(特殊情况须经主持人同意)。会议期间必须关掉手机或调为振动,不得在会议室内、外接听电话,保证会议不受干扰。

5.会议内容如有保密事项,与会人员必须严格遵守保密纪律。

十、会议决议的落实、监督与反馈

1.会议决议执行人在收到会议纪要后,必须严格执行决议。遇到问题无法执行时,必须立即向上级领导报告,否则视同主观上不执行。

2. 人事行政部根据会议纪要,检查相关人员和部门落实会议决议的情况,可以要求执行人将会议的落实情况写成书面报告,向主持人及分管领导反馈。

3.由会议主持人填写《会议提交问题跟踪表》并负责跟踪落实会议决议完成情况,完成情况列入各部门负责人绩效考核范围内。

十一、检查与考核

1.人事行政部负责会议的管理与统筹,对出现不符合会议要求的人事行政部可拒绝安排。

2. 与会人员迟到在5分钟之内的,考核10元/次;迟到5分钟以上,考核30元/次;无故不参加会议的,考核50元/次;无故早退,考核50元/次。

3.会议中无关闭手机铃声、会场内接听电话、抽烟等违反会场纪律的,考核20元/次。

4.未能在预定时间内结束会议的,考核会议主持人30元/次。

5.会议纪要未能按时编制签发的,考核会议记录人30元/次。

6.例行会议未按规定时间举行,未及时通知到位的,考核人事行政部负责人60元/次。

7.人事行政部负责对例行会议决议、会议纪要、提交问题的执行进行监督检查,不执行者,视情节轻重考核当月工资的50-100元,如督办后还不能完成,可降一级工资或降职等处理。

本办法由人事行政部负责解释。

本办法由公司总经理批准后生效,自颁布之日起执行。

 

 




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