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高效会议记录的两个重要方面(上)


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会议记录是高效会议必不可少的一项内容,是衡量会议效果、会后跟进落实、信息反馈及评估的重要依据。所以,会议组织者一定要确保会议记录在会后能发挥重要作用。

1.       会议记录要发挥的5种功能

会议记录是会议制定由专人准确、如实地记录会议的内容和组织情况,一般用于比较重要的会议或正式的会议,是会议情况的真实记载,它客观反映了会议的内容和进程,具有重要的保存、利用价值,是形成会议纪要和简报的重要素材以及检查会议决策执行情况的依据。会议记录也是导致一个会议成败的关键,它的重要性仅次于主持人。

会议记录需要发挥的五种功能,只有将其五种功能发挥好了,才能保证一个会议的高效成功。

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依据功能

会议记录者与写作者的区别就在于他只有记录权没有改造权。记录者只能记录,不能随意加工、增添内容。会议是个什么情况就记成什么情况,发言者说了什么就记下什么。必须如实地记录会议的全貌,比如会议对重大问题做出的安排、会议精神以及会议形成的决定和决议,等等。一般会在会议之后需要形成正式的文件,那么这些文件的形成就需要以会议记录为依据。即使不需要形成文件,也可以作为检验与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否正确的依据。

素材功能

会议记录未经整理,未经综合,是会议内容和情况的原始记录,也是后期形成会议简报和会议纪要的重要素材和基础。在会议进行的过程中我们会连续发会议简报,在会议之后,我们还需要制作会议纪要等,这些都要以会议记录为主要的素材。在整理会议简报和会议纪要时需要对会议记录进行一定的加工、综合、提要,但是必须要尊重会议记录,不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和篡改。

备忘功能

我们需要之前会议的一些情况,但是时过境迁,有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了,甚至当时作出的重要决定也既不太清楚了,这时我们不妨查查会议记录。会议记录记录了会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况,对与会者的发言、领导讲话、讨论和争议、形成的决议和决定等内容都有详细的记录,是会议情况和会议内容的原始凭证。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料,若干年后,如果想要了解一个单位的历史进程和发展状况,通过大量的会议记录就可以了解到。

观察预防功能

当局者迷,旁观者清。会议记录者在会议中作为一个旁观者可以清楚地观察到会议中一些主持人留意不到的地方,比如哪些人发言过长?哪些人没有发言?诸如此类问题,可以做好记录,对主持人进行提醒。

记录并维持程序功能

记录和维持议程所设计的程序是会议记录者的一个主要功能,主要表现在会议的事后跟踪这一部分。会议记录者在会议的过程中主要负责记录、维持会议的议程所设计的程序,可以起到“和事佬”的作用。


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